М.Г. Наринов, эксперт по налогообложению

Расходы на Интернет: спорам и проблемам - нет

Учет затрат на корпоративный Интернет, а также возмещение работниками расходов, возникших из-за превышения трафика

Наверное, нет сейчас таких компаний, которые не пользовались бы в своей работе Интернетом. Однако вопросы, как учесть расходы на доступ ко Всемирной паутине, иногда возникают.

Подключение к сети

Если вы только планируете подключиться к сети или сделали это недавно, то прежде всего необходимо определиться, как учесть расходы, связанные с этим. Их можно условно поделить на две группы.

Первая - плата поставщику интернет-услуг (провайдеру) за подключение. Сейчас провайдеры ее берут крайне редко. Но если вам пришлось заплатить, учитывайте ее в налоговых расходах единовременн оп. 1 ст. 272 НК РФ .

Вторая - затраты на создание локальной сети, которая непременно понадобится, если, конечно, у вас не один-единственный компьютер. Это стоимость комплектующих (кабели, серверы, маршрутизаторы, хабы и т. д.) и работ по их подключению и наладке. Если совокупная сумма этих затрат - 40 000 руб. и менее, то учитываются они единовременно как материальные расход ыподп. 3 п. 1 ст. 254 , п. 1 ст. 256 НК РФ . Если более 40 000 руб., то списывать такие расходы безопаснее через амортизаци юп. 1 ст. 256 НК РФ .

В налоговом учете сетевое оборудование локальных вычислительных сетей относится ко 2-й амортизационной группе (код ОКОФ 14 3020000) со сроком полезного использования свыше 2 лет до 3 лет включительн оКлассификация, утв. Постановлением Правительства от 01.01.2002 № 1 . Такой же срок амортизации можно установить и в бухгалтерском учет еп. 1 Постановления Правительства от 01.01.2002 № 1 .

Текущие платежи

То, что текущие платежи за Интернет можно учесть при расчете налога на прибыль, - бесспорн оподп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ . Правда, иногда налоговики требуют для подтверждения экономической обоснованности этих затрат дополнительные документы, например перечень договоров, заключенных посредством Интернета. Однако судьи такое рвение не разделяют, так как эффективность расходов налогоплательщик доказывать не обяза нПостановление ФАС МО от 01.09.2009 № КА-А40/7940-09 .

РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

Просто так удержать с работника стоимость сверхлимитного интернет-трафика нельзя. Нужно документально подтвердить, что он расходовал выделенный ему лимит трафика, в числе прочего, на посещение «личных» сайтов.

Текущие платежи учитываются в налоговых расходах по выбору налогоплательщик аподп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ ; Постановление ФАС МО от 15.02.2012 № А40-44297/11-91-190 :

• <или> на дату расчетов;
• <или> на дату предъявления документов, служащих основанием для расчетов;
• <или> на последнее число квартала (месяца)п. 2 ст. 285 НК РФ .

Причем чиновники считают, что учитывать затраты на услуги надо на наиболее раннюю из этих датПисьма Минфина от 28.06.2012 № 03-03-06/1/328 , от 04.06.2012 № 03-03-06/1/288 . Поэтому если плата фиксированная, то есть ее сумма заранее известна, то ее нужно включать в расходы текущего периода независимо от того, подписан акт об оказании услуг или нет. Если же плата зависит от объема трафика, то расходы учитываются только после того, как будет определен размер месячной платы. К примеру, после получения от провайдера счета с расшифровкой трафика.

Превышение трафика работниками

Многие компании в целях контроля устанавливают индивидуальный лимит интернет-трафика каждому сотруднику. Чтобы сотрудник его не превысил, существуют программы, прекращающие доступ в Интернет, когда лимит исчерпан. Но если вы такими программами не пользуетесь, можно ли удерживать с работника стоимость сверхлимитного трафика?

Работник несет материальную ответственность за ущерб, причиненный работодател юстатьи 238 , 241 ТК РФ . В данном случае ущерб возможен, если одновременно выполняются два условия:

• за превышение лимита организация должна доплатить провайдеру;
• превышение лимита вызвано расходованием трафика на непроизводственные нужды (если индивидуальный лимит сотрудник исчерпал, решая производственные задачи, то платить за перерасход он не должен).

Поэтому, прежде чем что-то удерживать с сотрудника, нужно удостовериться, что трафик потрачен в личных целях. Для этого сотрудник, отвечающий за работоспособность сети (администратор сети), может составить служебную записку или иной документ о том, какие страницы в Интернете сотрудник посещал, какие файлы скачивал и сколько трафика потрачено на непроизводственные нужды.

Предположим, что факт причинения ущерба доказан, его размер установлен и процедура взыскания из заработка сотрудника соблюдена. Посмотрим, как учесть эти операции для целей налогообложения. Отметим, что ущербом является сумма, подлежащая уплате провайдеру за сверхлимитный трафик, потраченный на непроизводственные цели, включая НДС (конечно, если он предъявлен).

НДС с суммы возмещения

Ваша организация ничего не реализует сотруднику. Следовательно, сумма, которую организация удержала из заработка сотрудника в качестве возмещения ущерба, НДС не облагается. А значит, нет права и принимать НДС к вычету со сверхлимитных расходо вп. 2 ст. 171 НК РФ . Если вы уже это сделали сразу после получения счета-фактуры, то вычет в сумме, приходящейся на сверхлимитный трафик, нужно скорректировать в сторону уменьшения. А если это произойдет по истечении сроков сдачи декларации и уплаты НДС за тот квартал, в котором налог был принят к вычету, то придется не только представить за соответствующий квартал уточненную декларацию, но и доплатить недостающую сумму НДС и пени, чтобы избежать штраф ап. 4 ст. 81 НК РФ .

Налог на прибыль

Удержанную с работника сумму компенсации ущерба нужно учесть во внереализационных дохода хп. 3 ст. 250 , подп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ . И эту же сумму (часть абонентской платы) можно учесть в составе внереализационных расходов как другие обоснованные расход ыподп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ . Кстати, в аналогичной ситуации при взыскании с работников сумм ущерба за товары, утраченные по их вине, Минфин не возражает против учета стоимости таких товаров в «прибыльных» расхода хПисьмо Минфина от 14.10.2010 № 03-03-06/1/648 .

Как учесть сумму, удержанную с сотрудника в доходах и расходах: с НДС или без него? Есть два варианта. Первый - отразить сумму, полученную от сотрудника, в доходах и такую же сумму (часть абонентской платы) в расходах полностью, с НДС. Второй вариант - учесть и ту и другую сумму без НДС. На размер налога на прибыль не повлияет то, как вы учли доходы и расходы (с НДС или без него). Ведь размер дохода и расхода совпадет.

Пример. Бухгалтерский учет интернет-расходов

/ условие / Сумма месячной абонентской платы за пользование Интернетом (лимитированная часть) по условиям договора с провайдером составляет 5000 руб., в том числе НДС 762,71 руб.

По итогам месяца трафик был превышен, и плата за месяц составила 5900 руб., в том числе НДС 900 руб. Перерасход в сумме 900 руб. (5900 руб. – 900 руб.) возник по вине менеджера Иванова. Сумма ущерба была удержана из его зарплаты.

/ решение / Эти операции будут отражены в бухгалтерском учете так.

Содержание операции	Дт	Кт	Сумма, руб.
На дату предъявления документов, служащих основанием для расчетов
Отражены расходы в размере ежемесячной платы за предоставление доступа к сети Интернет	26 «Общехозяйственные расходы»		5000,00
Отражен НДС по услугам		60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»	900,00
НДС принят к вычету		19-3 «НДС по приобретенным материально-производственным запасам»	900,00
На дату приказа об удержании из зарплаты работника суммы ущерба
СТОРНО Сторнирована сумма НДС, относящаяся к стоимости сверхлимитного трафика (900 руб. / 118 х 18)	68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «НДС»	19-3 «НДС по приобретенным материально-производственным запасам»	137,29
НДС со стоимости сверхлимитного трафика отнесен на расчеты с работником (900 руб. / 118 х 18)		19-3 «НДС по приобретенным материально-производственным запасам»	137,29
Сумма сверхлимитных расходов отнесена на расчеты с работником (900 руб. – 137,29 руб.)	73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»	91-1 «Прочие доходы»	762,71
На дату удержания ущерба из зарплаты
Сумма ущерба удержана из зарплаты работника	70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»	73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»	900,00

В налоговом учете сумма возмещенного ущерба (762,71 руб.) включается во внереализационные доходы, а сумма возмещаемой абонентской платы (те же 762,71 руб.) - во внереализационные расходы.

Предприниматели достаточно часто ведут деятельность у себя дома, где и подключен Интернет. Если он необходим для предпринимательской деятельности, например для деловой переписки, то плату за Интернет можно учесть в расхода хПостановление ФАС ЦО от 14.10.2009 № А35-4026/08-С21 .

Ряд специальностей связан непосредственно с переговорами, в том числе по телефону. Так как мобильный является инструментом, нужным для обеспечения рабочей деятельности, услуги сотовой связи оплачиваются работодателем. Компенсация предполагает частичный или полный возврат средств сотруднику за услуги связи. Возмещаются только траты на звонки по рабочим вопросам. Сопутствующие расходы должны быть правильно учтены.

Нормативная база

Необходимость возмещения расходов сотрудника, связанных непосредственно с рабочими нуждами, прописана в статье 164 ТК РФ. В статье 188 ТК РФ указаны случаи, предполагающие компенсацию:

• Использование в работе собственности сотрудника (к примеру, сотового устройства).
• Амортизация объектов собственности.

Амортизация на сотовый будет начисляться только тогда, когда стоимость телефона составляет более 40 000 рублей. Если же стоимость его меньше, затраты на покупку средства связи списываются на материальные затраты.

Работодатель также должен возмещать расходы сотрудника непосредственно на услуги связи. В статьях 41 и 45 ТК РФ указано, что порядок таких выплат должен быть прописан в коллективном соглашении, а также в нормативно-правовых актах. Размер выплат устанавливается в двустороннем порядке. Объем выплат нужно указать в трудовом договоре. Если трудовой договор уже составлен, пункт об объеме возмещения можно прописать во вспомогательном соглашении.

К СВЕДЕНИЮ! Траты на сотовую связь, фиксируемые в учете, должны быть экономически обоснованными. В обратном случае фирма будет привлечена к административной ответственности. Что обозначает экономическая обоснованность? Это значит, что использование сотовой связи в работе делает труд более эффективным, увеличивает показатели.

Бумаги для подтверждения трат на переговоры по телефону

Расходы на сотовую связь будут компенсироваться только в том случае, если они будут подтверждены документально. Для подтверждения используются эти документы:

• Приказ руководителя фирмы. В нем должен быть указан перечень специальностей, которые неразрывно связаны с телефонными переговорами. В приказе можно также оговорить ряд сотрудников, которым может выплачиваться компенсация.
• Должностная инструкция сотрудника. Этот документ обосновывает нужность телефонных переговоров.
• Трудовой договор и дополнительное соглашение. В них указываются условия и порядок возмещения затрат. Можно оговорить фиксированную сумму, которая будет выплачиваться работнику.
• Договор с оператором, детализация звонков. Документы устанавливают фактический размер расходов.

Рассматриваемый перечень документов установлен письмом Минфина от 27.07.2006 года № 03-03-04/3/15.

Основные особенности возмещения затрат

Компенсация затрат на услуги сотовой связи предполагает выполнение ряда действий. Рассмотрим некоторые из них.

Аренда телефона у работника

Если деятельность сотрудника напрямую связана с использованием сотового телефона, то аппарат превращается из личного имущества в инструмент, используемый фирмой. Поэтому разумно и правомерно арендовать телефон у работника. Сделать это можно двумя способами:

• Оформлением договора аренды телефона на основании статей 606-625 ГК РФ. В документе указывается срок аренды, объем компенсаций и порядок их выплаты.
• Оформлением договора безвозмездной эксплуатации устройства.

Не обязательно заключать договор. Все нужные пункты можно прописать в трудовом соглашении.

Детализация счета

Детализация счета необходима для того, чтобы установить фактическое время телефонных переговоров. Следовательно, на основании фактического времени можно определить размер выплат.

Нужно сказать, что необходимость детализации счета не указана в законодательных актах. На этот счет существуют различные мнения. Минфин и налоговые структуры, как правило, считают наличие детализации необходимым. Ряд арбитражных судов, напротив, утверждают, что наличие этого документа вовсе не обязательно.

Лимиты трат на мобильную связь

Для сокращения расходов компании обычно устанавливаются лимиты на сотовую связь. Существуют следующие варианты:

• Безлимитный тариф. Основное его преимущество – отсутствие необходимости контроля трат сотрудников на сотовую связь. Выплаты сотовому оператору будут фиксированными. Размер их останется таким же вне зависимости от длительности телефонных переговоров.
• Установление лимитов. Нужно для того, чтобы сократить число ненужных звонков. Размер лимитов устанавливается в приказе руководителя или в соответствующем Положении.

Наличие лимитов позволяет дисциплинировать сотрудников. Звонки сверх лимита признаются экономически необоснованными, а потому не учитываются для целей налогообложения.

Как работают лимиты? Рассмотрим на примере. Лимит на телефонную связь в компании составляет 3 000 рублей в месяц. Сотрудник «наговорил» на сумму 3 500 рублей. В этом случае будет возмещена только сумма 3 000 рублей. 500 рублей придется уплатить самому работнику.

К СВЕДЕНИЮ! Важно устанавливать лимиты, соответствующие фактическим затратам. Если лимит будет слишком малым, это ухудшит экономическую эффективность. Если установленный лимит будет постоянно нарушаться, имеет смысл его увеличить.

Будет ли облагаться компенсация НДФЛ и страховыми взносами?

Возмещение трат на услуги связи не предполагает начисление , страховых взносов. Однако это касается случаев, когда рабочий телефон использовался только в трудовой деятельности. Если же сотрудник совершал звонки личного характера, сопутствующие расходы будут облагаться НДФЛ.

НДФЛ начисляется и в тех случаях, когда был оформлен договор аренды мобильного. К примеру, за аренду сотового телефона работодатель платит 500 рублей. Сотруднику за пользование услугами связи выплачивается фиксированная сумма размером 1 500 рублей. В данном случае облагаться НДФЛ и страховыми взносами будет сумма в 500 рублей. НДФЛ составит 65 рублей (исходя из ставки 13%).

ВАЖНО! В налоговом учете возмещение расходов будет указано как оплата услуг связи. Это актуально для любого налогового режима.

Бухгалтерский учет компенсационных расходов

Расходы на мобильную связь будут включены в учет только при наличии условия: направленность на извлечение прибыли. Если расходы не являются экономически обоснованными, налоговые структуры уберут их из себестоимости. Бухгалтерский учет предполагает использование следующих проводок:

• ДТ20, 26, 44 КТ73. Учет трат на сотовую связь.
• ДТ73 КТ50, 51. Траты на мобильную связь были компенсированы.

ВАЖНО! Учет в составе себестоимости может вестись только в том случае, если имеется первичный документ: счет-фактура от оператора с указанием конкретной фирмы.

Варианты оплаты услуг связи и особенности бухучета

Существуют следующие варианты оплаты:

1. Оплата авансом. Если сотовая связь оплачивается авансом, соответствующие платежи будут считаться авансовыми.
2. Карты экспресс-оплаты. Минус оплаты картами заключается в том, что отсутствие сопутствующих документов может вызвать нарекания со стороны налоговых органов.
3. Компенсация. Актуальна для тех случаев, когда работодатель не заключил договора с оператором, и сотрудники в своей работе используют личные сим-карты. Затраты на личные переговоры учитываются в составе прочих трат на счете 91.

Как правило, компании практикуют способ компенсации. Оплата экспресс-картами неактуальна, из-за того что этот вариант рискован.

Правомерна ли компенсация затрат на интернет дистанционному сотруднику, если договор утерян или оформлен на родственника? Правомерна ли компенсация трафика только за время, использованное для работы?

Оплата интернета дистанционному работнику. Расчет трафика, потраченного на рабочие процессы. Оплата трафика по договору, заключенного на родственника работника.

Вопрос: В трудовом договоре с дистанционным работником прописано, что мы возмещаем ему стоимость оплаты интернета за отработанное время при наличии подтверждающих документов и установлен лимит, более которого мы не принимаем расходы на интернет. Компания выдает для работы ноутбук. Возникают вопросы: 1. Если договор оформлен на супруга/родителей работника, мы можем принять заявление на возмещение расходов на интернет, в связи с тем, что проживают они вместе, есть договор и квитанция на оплату. При этом удерживаем НДФЛ и начисляем страховые взносы. Правомерно ли включать данные расходы в расходы для целей налогообложения прибыли при ОСН. 2. Если у работника нет договора, правомерно ли оплачивать ему интернет по заявлению и чеку об оплате (со слов работника он потерял договор), где в чеке прописан номер лицевого счета и указан оператор. Удерживать НДФЛ и начислять взносы. И эти расходы включать в базу для целей налогообложения прибыли при ОСН. 3.Правомерно ли мы принимаем к учету суммы за интернет рассчитанные пропорционально отработанному времени (не оплачивая дни пользования интернетом в отпуске, на больничном), а не принятые суммы просим работника внести на счет.

Ответ: По общему правилу, организация обязана компенсировать сотруднику расходы, связанные с исполнением его служебных обязанностей. Об этом сказано в Трудового кодекса РФ. Однако речь в данной статье идет об использовании имущества сотрудник и компенсации расходов, связанных с использованием данного имущества. В данном случае имущество – ноутбук является собственностью организации, поэтому нормы Трудового кодекса РФ в данном случае применяться не могут.

При этом полагаем, что если сотрудник использует интернет на полученном от организации ноутбуке в производственных целях, то организация вправе ему компенсировать расходы вне зависимости от того, что ноутбук принадлежит организации

Порядок компенсации и ее размер устанавливается положениями трудового договора. В нем или в отдельном соглашении с сотрудником следует установить порядок документального подтверждения расходов на интернет.

Чтобы учесть компенсацию расходов сотрудника на оплату услуг Интернета при расчете налога на прибыль, она должна быть экономически обоснованна, документально подтверждена и связана с деятельностью, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Во-первых, в трудовом договоре должны быть условия о выполнении сотрудником работы на дому и о необходимости использования Интернета для выполнения служебных обязанностей. Кроме того, в трудовом договоре следует предусмотреть порядок возмещения расходов, связанных с использованием Интернета.

Во-вторых, сотрудник должен представить организации документы, подтверждающие факт и размер расходов на Интернет (договор с провайдером, акты об оказании услуг, счета или квитанции об оплате услуг и т. п.).

В-третьих, сотрудник должен организовать раздельный учет времени (трафика), в течение которого он использует Интернет для служебных и личных целей. Об этом, в частности, сказано в письме Минфина России от 31 декабря 2004 г. № 03-03-01-04/1/194 . Дело в том, что при расчете налога на прибыль организация сможет учесть компенсацию, выплаченную за использование интернет-ресурсов исключительно для служебной деятельности сотрудника. Обеспечить раздельный учет затрат можно на основании отчетов провайдеров. В этих отчетах должны быть указаны адреса всех сайтов, посещенных сотрудником в течение отчетного периода, время посещения, объемы потребленной информации, а также установленные тарифы оплаты интернет-ресурсов.

Если договор заключен между провайдером и сотрудником, компенсацию расходов сотрудника можно списать на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Косвенно такую точку зрения подтверждает Минфин России в письме от 8 декабря 2006 г. № 03-03-04/4/186 .

Если же договор заключен с родственниками, то учитывать расходы рискованно, так как получается, что оплату данных расходов несет не сотрудник, а родственники. Факт совместного проживания, конечно, важен, но вряд ли налоговая согласится принять такие расходы.

Что касается НДФЛ и взносов, то по общему правилу, если речь идет о компенсации фактически произведенных расходов сотрудником, а обязанность по такой компенсации установлена Трудовым кодексом, можно говорить о том, что в данном случае у сотрудника в принципе отсутствует доход, под которым ст. 41 НК РФ понимает экономическую выгоду. Однако президиум Верховного Суда в пункте 3 обзора от 13.04.2016, освободил такие выплаты от НДФЛ на основании пункта 3 статьи 217 НК РФ, как доходы работника, получаемые в качестве возмещения тех затрат, которые понесены им в связи с выполнением трудовых обязанностей. По этой же причине можно не начислять на эти выплаты страховые взносы на основании подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ.

Однако в случае, когда договор заключен с родственниками, данные нормы применить проблематично, так как по документам выходит, что Вы выплачиваете компенсацию расходов, произведенных не сотрудником. Поэтому в такой ситуации безопаснее удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.

2. Рискованно признавать расходы в случае если договор утерян, если лицевой счет нельзя идентифицировать, то есть если указан только номер лицевого счета, то учитывать расходы не рекомендуем, так как опять же расходы, по нашему мнению, недостаточно документально подтверждены.

Так как идентифицировать, что расходы на интернет понесены сотрудником, нельзя, то с компенсации безопаснее удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.

3. Порядок самой компенсации, как было сказано ранее, устанавливается соглашением сторон. То есть это может быть компенсация только за рабочие дни или за все дни. Однако компенсация интернета, использованного в личных целях, не является компенсацией, а является безвозмездной выплатой в адрес сотрудника.

При этом, как мы отметили ранее, если договор-таки будет заключен сотрудником и организация сможет на основании этого учитывать расходы, то для их учета необходимо будет обеспечить раздельный учет затрат на основании отчетов провайдеров. В этих отчетах должны быть указаны адреса всех сайтов, посещенных сотрудником в течение отчетного периода, время посещения, объемы потребленной информации, а также установленные тарифы оплаты интернет-ресурсов.

Ответ согласован

с действительным государственным

советником РФ 3-го класса
С.В. Разгулиным

Почти во всех компаниях есть сотрудники, у которых должностные функции так или иначе связаны с регулярными поездками по городу и соседним населенным пунктам. Как правило, это водители, курьеры, торговые агенты. Чуть реже приходится разъезжать например юристам, бухгалтерам, мерчендайзерам и другим.

Таким сотрудникам компания либо заранее покупает проездной билет - единый или на отдельные виды транспорта, либо по факту возмещает стоимость
приобретенного ими билета.
Работникам, чьи должностные функции предусматривают регулярные разъезды, компания обязана возмещать затраты в связи с рабочими поездками, в том числе расходы на проезд. Список подобных профессий и должностей работников надо утвердить в коллективном договоре или локальном нормативном акте. Этими же документами нужно закрепить порядок, условия и размеры компенсирования расходов на поездки. Работодатель может сам установить, чья работа относится к разъездной.

Итак, компании нужно выполнить несколько шагов:
Шаг 1: Установить порядок компенсации затрат на проезд в локальном нормативном акте (как правило, в компаниях разрабатывают Положение о разъездном характере работы), коллективном или трудовом договоре. Приведем пример формулировки условия:

«…4.3. С целью компенсации затрат на проезд сотрудника в последний рабочий день настоящего месяца выдается приобретённый за счёт средств организации единый проездной билет. В случае покупки сотрудником проездного билета за личные средства, работнику компенсируется полная его стоимость. Затраты на проезд иными видами транспорта компенсируются в общеустановленном порядке.
4.3. Работники, указанные в п. 4.3, не позднее трёх рабочих дней по истечении месяца, на который были предоставлены проездные билеты, обязаны предоставить их бланки в бухгалтерию….»

Шаг 2: Надо закрепить приказом или приложением к Положению список "разъездных" профессий и должностей:

«… Перечень профессий и должностей работников ООО "Сатурн",
постоянная работа которых имеет разъездной характер
1) мерчендайзер
2) юрист…»

Шаг 3: Надо закрепить условие о разъездном характере в трудовых договорах (или доп. соглашениях) сотрудников. Например, формулировка условия может быть такой:

«…6.1. Работнику устанавливается разъездной характер работы.
6.2. Для выполнения Работником должностных обязанностей он осуществляет рабочие поездки в пределах городов Химки и Реутова.
6.3. Размер и порядок компенсирования затрат, осуществленных в связи со служебными поездками, закреплены действующим в ООО "Сатурн" Положением о разъездном характере работы, утв. 8.02.2015.
6.4. Поездки Работника, осуществляемые за пределами населенных пунктов, указанных в п. 6.2 настоящего договора, признаются служебными командировками и оформляются в установленном законодательством РФ порядке…»

Налоговый учёт
Рассмотрим НДФЛ и страховые взносы. Так как компенсация затрат на проезд происходит по требованию норм Трудового кодекса, подоходный налог с неё не удерживается (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Теперь что касается взносов в фонды, то ими также не облагается сумма возмещения затрат. Не подлежат обложению все виды компенсационных выплат, предусмотренных законодательством, которые связаны с осуществлением работником своих должностных функций (Федеральный закон № 212-ФЗ). Взносы не начисляются на компенсирование стоимости проездных билетов для сотрудников с разъездным характером работы.
Аналогичны нормы и в отношении взносов на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Следовательно, возмещение также освобождается от обложения взносами ФСС на травматизм.
В налоговом учёте компенсация проездных затрат при условии их документального подтверждения учитывается при определении налоговой базы по налогу на прибыль в составе прочих расходов. При применении УСН она не признаётся в расходах.
В бухучёте компенсирование проездных затрат отражается такими проводками:
Дебет 20 (26, 44) – Кредит 73 - отражаем проездные затраты;
Дебет 73 (70) – Кредит 50 (51) – возмещаем затраты работнику.

Компенсация телефонных счетов
Одним из самых распространенных видов компенсации сотрудникам является возмещение расходов на оплату услуг сотовой связи. Это происходит независимо от того, кому принадлежит мобильный аппарат, на кого зарегистрирован номер и кем - сотрудником или компанией - заключен договор с оператором сотовой связи. Значение имеют первичные документы, которые подтверждают факт несения затрат на оплату услуг сотовой связи,- чеки, квитанции и т.п.
Производственная необходимость и заинтересованность компании в таких расходах зачастую вызваны следующим: для оперативного разрешения каких-либо вопросов конкретными работниками, создания условий труда для тех категорий работников, должностные обязанности которых так или иначе связаны с телефонными переговорами.
Сотруднику, который использует свой собственный телефон в рабочих целях, компания имеет право возместить подтвержденные документами затраты на сотовую связь в полном объеме или в пределах закрепленного ею лимита.
Список документов, который может подтвердить производственную направленность телефонных разговоров, законодательно не закреплен. К документам, которые могут экономически обосновать использования сотового телефона, можно отнести:

• приказ руководителя компании об утверждении перечня работников, которые для выполнения должностных функций используют личные телефоны;
• детализация счетов поставщика сотовой связи;
• должностные инструкции, в которых указано, при осуществлении каких функций работник может пользоваться сотовой связью.

Размер компенсации определяется по соглашению с работником и, как правило, закрепляется в условиях трудового договора (доп. соглашении).
Компенсировать затраты работника на телефонные переговоры возможно двумя вариантами:

Можно закрепить, что компания компенсирует работнику стоимость всех переговоров, взаимосвязанных с работой, на основе детализации телефонных разговоров.
Работодатель имеет право установить ежемесячную фиксированную сумму возмещения. Она устанавливается приказом руководителя.

Компенсация работнику телефонных переговоров полностью освобождена от обложения подоходным налогом и страховыми взносами во внебюджетные фонды. В налоговом учёте компенсация учитывается как оплата услуг связи и на ОСНО, и на УСН.
В бухучёте компенсация отражается такими проводками:
Дебет 20 (26, 44) – Кредит 73 – отражены затраты на телефонные переговоры;
Дебет 73 – Кредит 50 (51) – возмещены затраты сотруднику.

НДС с возмещения разговоров, к вычету принять не получится, так как счет-фактуру на имя компании поставщик связи не выставляет.