Деловое пригласительное письмо. По формату мероприятия

В деловых отношениях часто используются письма-приглашения на мероприятие. Конференции, выставки, собеседования и различные выступления в устной форме практически не предлагают посетить. Официальное извещение позволяет не только не забыть о дате, но и выразить уважение другому лицу.

Если составить официальное приглашение на мероприятие неправильно, то оно не будет в полной мере выполнять свои основные функции. В письме должен быть приведен достаточный объем информации.

Письмо-приглашение – что это и какова его роль?

Деловое письмо с пригласительным текстом представляет собой способ уведомления о каком-либо мероприятии. Извещение может быть о проведении конференции, благотворительного вечера, концерта, семинара, собеседования или любого другого действия, связанного с определенными событиями.

Какие же функции выполняет официальное письмо?

• Дает возможность уведомить то или иное лицо о предстоящем событии или важном мероприятии.
• Подтверждает, что человек был действительно приглашен в определенное место, благодаря чему можно избежать лишних ошибок.
• Является средством напоминания о месте и времени проводимого мероприятия.

Инструкция по написанию письма приглашения

Что же нужно указать, чтобы правильно составить официальное приглашение на мероприятие?

• В обязательном порядке уточняются действия приглашенного человека на мероприятии.
• Нельзя обойтись без указания типа события. Получатель должен понять, что его ожидает во время визита.
• В любом случае отображаются дата и точное время проводимого мероприятия, а также место.
• В некоторых ситуациях следует рассказать о содержании встречи. К примеру, при приглашении на конференцию можно указать список докладчиков.
• Иногда спрашивают о планах для посещения мероприятия. Чтобы узнать точное желание получателя, просят проинформировать об этом посредством электронного письма, телефонного звонка или любым другим доступным способом.

Внимание: если необходимо поблагодарить сотрудника или любого другого человека на официальном уровне, рекомендуется составить .

Что касается оформления письма-приглашения, то стандартная форма составления отсутствует. Отправляемое уведомление обычно имеет презентабельный вид, в отличие от обычного делового письма, составленного на простом бланке. В случае с приглашением часто используются качественная бумага, всевозможные элементы декора и дополнительные аксессуары. Текст может быть написан от руки каллиграфическим почерком. Стандартные формы делового письма используются в редких случаях.

Способы отправки приглашения на мероприятие

Доставить письмо до адресата можно различными способами. Многое будет зависеть от количества приглашенных человек, места проживания получателя и некоторых других факторов.

Какие же варианты существуют?

• Первый из них заключается в собственноручном вручении, то есть письмо передаются лично адресату. Вместо этого можно воспользоваться услугами курьерских служб.
• Второй вариант предполагает отправку почтой. Если мероприятие является очень важным, то лучше отправить приглашение ценным письмом, осуществив при этом опись вложения. В данном случае необходимо учитывать сроки доставки.
• Третий способ отправки – это электронная почта. Данный вариант наиболее распространен при приглашении на собеседование. Для посещения других мероприятий он используется реже.

Образцы приглашения на мероприятие

В качестве шаблона можно использовать готовые образцы. Они помогут составить официальное приглашение на мероприятие. Однако при этом следует учитывать специфику того или иного письма. Во многом текст будет зависеть от типа проводимого мероприятия.

На собеседование

На вакантную должность приглашают кандидатов чаще всего по телефону или электронным письмом. При выборе второго варианта указываются информация об организации, которая хочет привлечь человека к работе, точное время проведения, а также список документов для ознакомления.

На выставку

Текст приглашения на выставку должен быть лаконичным. Не следует рассказывать о мероприятии слишком подробно. Нужно лишь упомянуть наиболее важные моменты. Адресат должен понять, для чего организуется выставка, что он там сможет увидеть, в какое время нужно прибыть.

На конференцию

Письмо для приглашения на конференцию отправляется для извещения людей о месте собрания и сроках его проведения. При составлении текста необходимо учитывать статус участника. В итоге должно получиться информационно емкое и четко сформулированное сообщение.

Подводим итоги

Официальное письмо-приглашение на мероприятие позволяет донести до адресата всю необходимую информацию. Ему не придется прилагать усилия для запоминания даты и время, места проведения и других моментов, которые имеют значение. Человеку будет достаточно ознакомиться с текстом еще раз в любой момент.

Таким образом, можно сделать вывод, что лучше всего составить официальное приглашение на мероприятие, чем обращаться к другому лицу в устной форме. Преимущества письменного извещения в данном случае очевидны, поэтому не стоит от них отказываться.

Мне дали поручение написать письмо-приглашение деловым партнерам на юбилей нашей организации. Я конечно же справилась с этой задачей, но мой текст был серьезно переработан. Хотелось бы иметь под рукой об­разцы подобных писем на будущее. Секретарь руководителя, г. Архангельск

Ответ

В современном деловом общении существуют различные ситуации, когда партнеры, коллеги направляют в адрес друг друга письма-приглашения. Это могут быть приглашения на торжественные мероприятия, церемонии, рабочие совещания разного уровня и масштаба, выставки, конференции, семинары, пре­зентации, корпоративные вечеринки и др. Кроме того, письма-приглашения могут быть адресованы постоянным клиентам страховых, медицинских, раз­личных сервисных организаций. Обычно такие письма содержат напоминание о необходимости очередного профессионального общения и соответствующее приглашение.

Этикет делового общения требует ответной реакции адресата в виде выра­жения благодарности за полученное приглашение, подтверждения его принятия или объяснения причин отказа.

Письмо-приглашение на юбилей организации (№ 1)

Уважаемый Павел Николаевич!

Я рад сообщить Вам, что 25 мая 2010 г. Приборостроительное научно-производственное объединение "Вега" отмечает 75-летие со дня своего осно­вания. Ровно три четверти века тому назад была создана небольшая экспериментально-производственная лаборатория при Политехническом институте, которая выросла в многопрофильное приборостроительное объе­динение, включающее в себя более десяти научных, конструкторских и про­изводственных предприятий.

Мы рады возможности пригласить Вас и представителей ОАО "Вымпел" с которым ПНПО "Вега" связывают давние плодотворные производственные отношения, принять участие в торжественных мероприятиях, которые будут проводиться 25 мая 2010 г. в помещении Драматического театра нашего го­рода.

Мы знаем, уважаемый Павел Николаевич, о насыщенном графике Вашей работы, но были бы Вам очень признательны, если бы Вы смогли выступить с приветственной речью на торжественном собрании (начало - в 17.00) и принять участие в пресс-конференции для корреспондентов центральных и местных СМИ (начало - в 18.00).

Мы также будем рады Вашему присутствию на праздничном концерте с участием звезд российской эстрады (начало - в 18.30) и на торжественном банкете после окончания концерта.

В ближайшее время наш курьер доставит Вам 5 пригласительных билетов (каждый на два лица) с вкладышами-приглашениями на банкет, а также про­грамму концерта.

Во время проведения праздника с 16.30 рядом со зданием Драматическо­го театра будет открыта бесплатная охраняемая автомобильная стоянка. Въезд на стоянку осуществляется по пригласительным билетам.

Уважаемый Павел Николаевич! Мы будем счастливы видеть Вас и пред­ставителей ОАО "Вымпел" на нашем празднике!

С уважением,
Генеральный директор
Приборостроительного НПО "Вега" В.А. Зимин

Письмо-приглашение на юбилей специалиста (№ 2)

Уважаемый Леонид Семенович!

Имею честь сообщить Вам, что 24 февраля 2010 г. одному из наших ста­рейших сотрудников - главному врачу Центральной клиники детских болез­ней Николаю Васильевичу Дмитриеву - исполняется 60 лет.

Вы, несомненно, хорошо знаете этого замечательного Человека и Специ­алиста, посвятившего себя без остатка делу сохранения здоровья детей.

Совсем молодым ординатором он пришел в клинику 36 лет назад и за все это время добился огромных профессиональных успехов, завоевал большую любовь и уважение коллег-врачей и родителей наших маленьких пациентов.

Сегодня доктор медицинских наук Николай Васильевич Дмитриев руко­водит актуальными клиническими исследованиями и проектами, лично проводит самые ответственные и сложные операции, активно внедряет со­временные методики лечения детских болезней.

Являясь профессором кафедры детской хирургии Медицинского инсти­тута, Николай Васильевич уделяет пристальное внимание делу воспитания нового поколения врачей-педиатров. В клинике уже успешно работают мно­гие его ученики.

Уважаемый Леонид Семенович, дирекция нашей клиники и наш юбиляр будут чрезвычайно рады видеть Вас на торжественном вечере, посвященном этой знаменательной дате.

Чествование Николая Васильевича состоится в конференц-зале Централь­ной клиники детских болезней 24 февраля 2010 г. в 17.00. В программе юби­лейного вечера - торжественная часть и праздничный ужин в большом банкетном зале ресторана "Поволжье".

Позвольте также сообщить Вам, что на вечере ожидается присутствие ведущих специалистов из многих медицинских учреждений нашего города и других регионов России. Для всех гостей нашей клиники Николай Васильевич лично проведет экскурсию по новому хирургическому комплексу, созданно­му благодаря высочайшему профессионализму и организаторскому таланту юбиляра.

С уважением и наилучшими пожеланиями, Директор Центральной клиники детских болезней,
д-р мед. наук, профессор С.В. Кудинов

Письмо-приглашение на международную конференцию (№ 3)

Глубокоуважаемый профессор Теплер!

С большим удовольствием сообщаю Вам, что Организационный комитет Международной конференции по физике плазмы наконец-то определился со сроками и местом ее проведения. Как мы с Вами и предполагали во время нашей последней телефонной беседы, она состоится в Москве. Время про­ведения - с 1 по 10 февраля будущего года. Официальное название - "Экс­периментальные методы исследования высокотемпературной плазмы", что полностью совпадает с областью Ваших профессиональных интересов.

При обсуждении на последнем заседании Оргкомитета возможного со­става Президиума конференции я имел честь предложить Вашу кандидатуру, и она была единодушно поддержана всеми коллегами - членами Оргкоми­тета.

Высоко оценивая Ваши выдающиеся заслуги в достижении современного уровня теории и практики изучения "четвертого состояния вещества", Орг­комитет поручил мне согласовать с Вами возможность Вашего выступления с основным докладом на пленарном заседании в первый день работы конфе­ренции. Кроме того, нам хотелось бы, чтобы Вы как основной докладчик выступили согласно традиционному регламенту на заключительном заседании и дали свою оценку проделанной на Конференции работе.

Разумеется, Оргкомитет с радостью включит в программу все индивиду­альные и коллективные доклады и сообщения, которые Вы и Ваши сотрудни­ки посчитаете нужным сделать на Конференции и обсудить с сообществом коллег по цеху.

Более подробную информацию по организационным вопросам проведения конференции я сообщу Вам в ближайшее время. Официальное приглашение в адрес Вашего института будет направлено до конца января на бланке Орг­комитета.

Если у Вас возникнут вопросы, звоните мне, пожалуйста, по известному Вам телефону. Жду ваших писем на мой электронный адрес.

Я надеюсь получить от Вас положительный ответ в самом ближайшем будущем и увидеть Вас в Москве.

С наилучшими пожеланиями и дружеским приветом,
Член-корреспондент АН России, заместитель председателя
Оргкомитета Международной конференции по физике плазмы
О.Д. Савельев

Письмо-приглашение на рабочее совещание (№ 4)

Уважаемый Станислав Алексеевич!

В связи с подписанием концерном "Прометей" 30 ноября 2009 г. контрак­та с иностранным Заказчиком № ИТ9706-0247 на поставку в 2010 г. двух комплектов технологического оборудования Т400 для автоматизированного производства металлокерамических изделий, в Управлении экспортных по­ставок концерна с 22 декабря по 24 декабря с. г. планируется проведение рабочего совещания.

Это делается с помощью следующих формулировок: Участие просим подтвердить по телефону (номер). или Просим проинформировать о количестве и составе участников по телефону (номер) или электронной почте (адрес). Если же приглашение направляется «незнакомой» организации, то вы не можете чего-то требовать от них. Здесь рекомендуется использовать более дипломатичные формулировки: Если вас заинтересовало наше предложение, просим связаться с нами по телефону (номер) или отправить сообщение на электронную почту (адрес). Но все равно, независимо от уровня дружбы между двумя компаниями или степени формальности/неформальности мероприятия, за некоторое время до его начала нужно обзвонить всех, кому отправлялось письмо-приглашение и уточнить их участие. Делается это в том числе и тогда, когда компания «подтвердилась» на мероприятие. Сообщить вам о том, что передумал, участник запросто мог и забыть.

Письмо-приглашение

Еще одно письмо, с которым не нужно путать приглашение – это job offer, или письмо-приглашение на работу. Ему посвящена отдельная статья, а эта расскажет о письмах-приглашениях на деловые мероприятия.

Внимание

Общие правила написания и структура Письмо-приглашение представляет собой один из многочисленных видов делового письма. Рекомендую вам прочитать еще и статью об общих правилах написания деловых писем.

Важно

Практически все они относятся и к приглашению, а особенности и нюансы касаются исключительно текста. Письмо-приглашение оформляется на фирменном бланке для писем организации.

В «шапке» бланка – справочные данные об организации. Написанное письмо подписывается генеральным директором или уполномоченным руководителем, после чего проходит процедуру регистрации и отправляется адресату.

Ваш аккаунт создан!

• Свободный стиль написания - всегда неверное решение! Нужно использовать только формальное построение текста (использование литературного стиля не приветствуется).
• Деловое письмо - не рекламная рассылка! Оно не должно делать исключительно предложение с изучением вопроса на дополнительных материалах организации! Поэтому конкретность - еще одно важное правило! Получатель должен сразу понимать, ЧТО и ПОЧЕМУ от него требуется!
• Если вопросы или списки - это важная часть, которая должна быть включена в создаваемое деловое письмо о назначении встречи, образец должен специально их разделять! Длинные перечисления лишь путают читателя.
• Всегда ставьте свою цифровую подпись, которая есть в любом более-менее успешном предприятии.

Письмо-приглашение. образец письма-приглашения

Особенно это касается мероприятий, для которых составляются списки гостей, чье присутствие является желанным. В таком случае будет недостаточно просто обзвонить их и сообщить о предстоящем событии.

Важно, чтобы приглашенный человек осознавал масштаб события и собственную значимость. Именно для этого мы и рассмотрим, как правильно составить письмо приглашение (образец представлен ниже).

Принадлежность к данной категории определяется исходя из цели приглашения: уведомить нужных лиц о предстоящем мероприятии, времени и месте его проведения. Данное письмо отличается тем, что отправляется в единственном экземпляре лично каждому приглашенному.

Образец бланка приглашения на деловую встречу деловая встреча

После этого подобные письма подразумевают прямое обращение, для чего, как правило, используется шаблон: «Уважаемый… Иван Иванович» (пример). Это стандартные правила, которые должны соблюдаться в обязательном порядке, однако важную роль играет и содержание письма в целом, поэтому стоит уделить особое внимание и ему! Как попросить о встрече в деловом письме? Правильная просьба о деловой встрече должна сразу же «кричать» о своей важности, и при этом различают два наиболее распространенных типа подобного сообщения: конкретно с зазывом о встрече (в которой получатель вполне может отказать) и с требованием встретится по определенным обстоятельствам.

Например, вторым вариантом пользуются компании при общении с клиентом, в результате взаимодействия с которым произошли события, которые могут ему повредить.
Если вы не знаете его на должном уровне - то стоит поручить эту работу специализированному специалисту, а общие рекомендации выглядят так же, как для формирования обычной заявки (принцип тот же, и значимых особенностей нет). Тем не менее начинаются они слегка иначе, и вместо стандартного приветствия за границей принято сразу обратиться к получателю (никаких «уважаемый», только мистер или миссис), например: «Mr.

Baker… ». Также важным моментом является упоминание «связующего звена» между получателем и отправителем, так как их деятельность происходит слишком далеко для случайных писем. Пример: «A mutual friend, Adam Ricky suggested that I contact you…» - «Наш общий друг, Адам Рикки посоветовал мне связаться с Вами…».

После прочтения данного фрагмента получатель сразу поймет не только общую связь, но и по какому вопросу может быть предложена встреча.

Деловое письмо-приглашение: как написать, скачать образец

Если же ее нет, то это не страшно, однако ее наличие придает дополнительный имидж.Как написать письмо после деловой встречи и зачем это нужно делать? Независимо от результатов, деловое письмо после первой встречи - это жест грамотного подхода к делам и дополнительная «галочка» в сторону профессионализма персоны. Поэтому задаваться подобным вопросом стоит всегда, как и отвечать на абсолютно все приходящие письма (кроме спама, разумеется). Структура письма, как и можно догадаться, несколько отличается, поскольку не требуется сделать свое приглашение привлекательным, однако стоит закрепить полученный результат. Для этого стоит начать с простого упоминания конкретной даты деловой беседы, что укажет на индивидуальность сообщения и просто напомнит получателю, о которой встрече идет речь.

Предложение о встрече в деловом письме

Однако если требуется составить официальное письмо приглашение на деловое мероприятие, то его оформление с использованием бланка письма допустимо. Письмо-приглашение иностранцу Отправляя письмо приглашение иностранным гражданам, необходимо учитывать, что они могут совершенно не знать ваш город.

В таком случае отличным решением станет приложение к письму сопроводительных документов, представляющих собой схему проезда к месту проведения, вашей организации и т.д. Также в данном случае необходимо позаботиться о заселении иностранца в гостиницу на время его пребывания.