«Правило трёх»: как ставить задачи, чтобы сделать свой день максимально продуктивным. Как сделать свой день продуктивным

Воскресным вечером, после того, как вы отдохнули и переключились с работы на семью, переключитесь обратно. Возьмите список своих целей на год и на месяц (он же у вас есть?). Такие списки помогают придерживаться основного направления развития и не отвлекаться на ненужное. Долговременные цели могут быть не срочными, но - важными. Будьте осторожны - срочные дела могут вам показаться важными, но это не всегда так.

Посмотрите своё расписание на неделю - встречи, совещания, презентации и т. д. И соотнесите их со своими целями. Составьте список дел, которые работают на достижение этих целей.

Суть в том, чтобы и привязать к ним свои действия. В противном случае, вы просто будете плыть по течению и позволите времени управлять вами. Срочные дела затмят ваш разум и вытеснят дела действительно важные.

2. Планируйте даже мелкие задачи.

Чаще всего люди записывают в ежедневник только совещания или встречи с клиентами. А вы выделите конкретное время ещё и для мелких дел - «написать коммерческое предложение», «набросать эскиз презентации», «просмотреть маркетинговые материалы». Если не планировать эти мелочи, они легко могут ускользнуть, или будут отложены и забыты, а вы потеряете нить своих рассуждений на тему. А среди «мелочей» может оказаться действительно значимая задача.

3. Составляйте реалистичный список дел.

Мы составляем список дел, но никогда не назначаем для них время. И что же происходит? В списке всегда оказывается несколько строчек, на которые не хватает времени. Если у вас в день пять встреч по часу и список дел часов на восемь, то этот список можно считать невыполнимой миссией.

Назначение времени для каждой задачи заставит вас расставлять более чёткие приоритеты и оставаться сфокусированным. Мультизадачность - это миф, каждое дело требует фокусировки. Если вы знаете, что у вас есть только 30 минут на задачу, вы наброситесь на неё со всей страстью и ничто не вынудит вас прерваться. И не забудьте отключить почтовые уведомления в браузере! Иначе вы машинально кликнете на всплывшее окошко - и всё, вы сошли с дистанции.

4. Планёрки - не дольше 30 минут.

Тот, кто установил по умолчанию во всех планировщиках часовые периоды для каждого дела, сгорит в аду, потому что из-за него человечество теряет триллионы часов впустую. Большинство можно завершить за полчаса, а некоторые и вовсе за 15 минут, особенно если все присутствующие помнят об ограниченном времени. Не будьте рабами планировщиков. Задавайте час только тогда, когда вы абсолютно уверены, что вам потребуется час.

5. Многозадачность - зло.

Казалось бы, во время долгих совещаний можно заняться делами, не требующими умственных усилий - почистить почтовый ящик, например, или удалить ненужные файлы с ноутбука. Но даже это делает вас рассеянным, а значит, менее продуктивным, да и вообще превращает само совещание в бессмысленную трату времени.

Многозадачность - убийца личной продуктивности. Не пытайтесь делать два дела одновременно. Да, вы можете получить два хороших результата. Но сделайте одно дело - и вы получите один превосходный результат. Что лучше - десять средненьких достижений или одно превосходное?

6. Используйте время простоев.

Пробки! Сколько в них таится скрытых возможностей для растягивания рабочего времени! Запланируйте на это время все звонки, которые только можно сделать. Только не забывайте про хэндс-фри-гарнитуру. А ожидание рейсов в аэропорту? А сами полёты? Наверняка у вас накопилось, что почитать - отчёты подчинённых, учебники для самообразования, статьи об актуальных трендах в отрасли и т. п.

Посмотрите внимательно на свой график - есть ли там ещё потери времени в виде вынужденных простоев. Запланируйте на это время то, что можно сделать в подобных обстоятельствах.

7. Следите за временем.

Для этого можно использовать сервис Toggl. Как только вы начнёте контролировать своё время, вы удивитесь, сколько времени вы тратите впустую, занимаясь непродуктивными вещами.

8. Обед - это не пустая трата времени.

А вот здесь многозадачность не просто приветствуется - она проявляется сама собой. Социализация, укрепление деловых связей, заведение новых знакомств, построение корпоративной культуры - вы же знаете, что это не пустяки. Главное - обновляйте свою обеденную компанию каждый день. Обед занимает еженедельно около пяти часов. Пяти! Подумайте, как ещё можно продуктивно использовать это время, но, разумеется, не в ущерб отдыху и хорошему питанию. Вы не обязаны работать в это время, но заставьте это время работать на вас.

9. Не отнимайте себя у семьи.

Дома вы должны быть с семьёй. Ужинайте, помогайте детям с домашкой. Никаких звонков, никаких е-мэйлов. На несколько часов, пока дети не лягут спать, забудьте про работу вообще. Если вы позволите себе соскользнуть, вы не преуспеете ни там, ни тут. Домашняя суета не даст сфокусироваться на продуктивном доделывании рабочих дел, а для семьи вы будете выглядеть отсутствующим.

10. Начинайте день правильно.

Исследования показывают, что умеренные аэробные нагрузки (бег, например, или плавание) по утрам заряжают энергией и улучшают настроение почти на 12 часов вперёд. Это не только мощный пинок для начала работы, но и основательный фундамент, который позволит вам крепко стоять на ногах весь день - и физически, и психологически, а значит - быть максимально продуктивным.

Что общего у вас с этим человеком? У вас, как и у него, есть 24 часа в день на развитие. Когда вы просыпаетесь утром, неважно, кем вы были вчера, вы начинаете все с чистого листа. Вы должны научиться полностью контролировать и направлять свою жизнь. Вот несколько советов и методик, как освободить свое время и использовать его более эффективно.

Как освободить свое время

Определите, сколько времени тратите сейчас

Мы живем в эпоху отвлечений. Поэтому мы должны обращать внимание на то, чем занимаемся и на что тратим свободные часы. Определите, на что у вас уходит больше всего времени (занятия, которые никак не помогут вам добиться вашей цели).

Будьте честны с собой. Оцените, как часто сидите в социальных сетях, смотрите YouTube или телевизор. Это не значит, что вам нужно сразу от всего этого отказаться. Вы просто должны понимать, как распоряжаетесь своим временем. Только вам выбирать, во что инвестировать свое время.

Оптимизируйте сон и просыпайтесь раньше

Выберите лучшее время, когда стоит ложиться спать и когда просыпаться. Попробуйте разбить свой сон на циклы, которые будут длиться по 90 минут. Это будет выглядеть примерно так: 1,5 часа > 3 часа > 4,5 часа > 6 часов

У вас было такое, что после одиннадцати часов сна вы все равно чувствовали себя невыспавшимся? Потому что вы проснулись посреди цикла.

Или как после трех часов сна вы чувствовали себя бодрым и полным энергии? Опять-таки, циклы.

Выработав привычку просыпаться рано, вы сможете несколько часов уделять себе и своим целям. Вот несколько советов, как это сделать:

Ложиться спать в одно и то же время

Постепенно просыпаться раньше (Если сейчас вы просыпаетесь в восемь утра, а хотите в шесть, начните с 7:50, затем – 7:40 и продолжайте в том же духе, пока не добьетесь желаемого результата)

В первое время вы можете чувствовать спад энергии, но это нормально: так ваше тело привыкает к новому расписанию. В таких случаях попробуйте поспать 20-30 минут.

Используйте с пользой «мертвое время»

Мертвое время – время, потраченное на занятия, которые не требуют серьезных умственных усилий. К таковым относятся, например, покупка продуктов или тренировки в спортзале. Попробуйте в такие моменты заниматься еще чем-то полезным. Например, слушайте аудиокниги, подкасты, практикуйте языки в Duolingo или Memrise.

Как эффективно использовать время

Установите цели

Вы должны с умом распоряжаться своими ресурсами. Если вы не установите цели, вы просто будете тратить время впустую. Поэтому очень важно правильно распределять свои ресурсы. Вы должны знать, к чему стремитесь.

Цели работают, как объектив камеры. Если вы правильно направите объектив и настроите фокус, у вас получится четкая фотография. Если нет – фотография будет размытой.

Попробуйте планировать на год вперед; установите три-пять главных целей для самых важных аспектов вашей жизни (работа, здоровье, отношения, личный рост, путешествия). Ваши цели должны быть конкретными. Все, что вам нужно сделать, – записать их на лист бумаги и начать к ним двигаться.

Определите занятия, которые при минимальных усилиях принесут максимальный результат

Тут вы можете применить закон Парето или принцип 20/80. Согласно этому принципу, 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий - лишь 20% результата.

Задайте себе вопрос:

Если бы я мог целый день заниматься одним делом из списка, какое бы из них принесло мне максимальную пользу и приблизило бы к цели?

Затем задайте себе второй вопрос:

Если бы я мог выполнить еще одну задачу из списка, что бы это было?

Наконец, спросите себя про третью задачу.

Придумайте утренний ритуал

Эффективный утренний ритуал – это отличный способ начать свой день. Он должен состоять из наиболее полезных занятий, которые помогут вам достичь целей.

Например, если вы хотите начать вести блог, вы должны писать как минимум одну статью в неделю. Попробуйте писать что-то каждое утро по 30-60 минут. Вот несколько советов, как сделать утренний ритуал еще более эффективным:

Пейте воду

Ваше тело только что пережило шесть-восемь часов без воды. Дайте ему возможность восстановиться.

Сделайте что-то хорошее

Сделайте что-то, чем будете гордиться – например, заправьте постель.

Занимайтесь спортом

Лучше всего начать день с зарядки.

Делегируйте, устраняйте или автоматизируйте задачи

Обычно мы думаем, что можем сделать все сами. Найдите среди всех своих задач те, которые не приносят никакой пользы. Выберите, какие из них вы можете делегировать кому-то другому. Подумайте, можете ли вы убрать некоторые дела из своего списка или автоматизировать их.

Например, Здравко Цвийетич каждый день тратил как минимум два часа на приготовление еды. Он решил сэкономить это время и стал заказывать доставку из ресторанов. Освободив эти два часа, он мог заниматься полезными делами, которые помогли бы ему добиться целей в будущем.

Заблокируйте время или «поставьте в календарь встречу с самим собой»

Проводите время наедине с собой и позаботьтесь о том, чтобы вас в такие моменты не беспокоили. Используйте эту возможность для того, чтобы сфокусироваться на действиях, которые помогут вам в достижении будущих целей.

Разбивайте работу на периоды

Это довольно интересный совет. Вы можете воспользоваться методом «Помидора». Техника предполагает разбиение задач на 25-минутные периоды, сопровождаемые короткими перерывами. Это поможет максимально увеличить вашу продуктивность и не перегореть.

Войдите в поток

Поток – это время, когда вы полностью погружены в задачу и на сто процентов сфокусированы. Очень важно понимать, над чем вы работаете, и что это поможет вам достичь целей в будущем. Совет: один из лучших способов войти в поток – найти подходящую музыку.

Дневной сон – это важно

Конечно, после выполнения серьезной задачи вам нужен будет отдых. В таком случае найдите тихий уголок в офисе или дома и закройте глаза. Необязательно именно засыпать, просто позвольте своему телу расслабиться.

Помните про временной буфер

Временной буфер охраняет нас от всего, что может пойти не по плану. Если вам назначили встречу на 15:00, придите в 14:45. Просто на всякий случай. Если вам нужно сдать проект к 1 июля, закончите его к 28 июня.

Не переживайте, если что-то идет не по плану

Даже если вы станете экспертом в области тайм-менеджмента, вы все равно будете сталкиваться с непредвиденными обстоятельствами. Обычно это не будет зависеть от вас. Если кто-то опаздывает на встречу с вами, для начала выдохните. Воспользуйтесь этим моментом, чтобы почитать книгу или послушать подкаст.

Следите за тем, на что тратите время

Следите за своими основными занятиями на протяжении всей недели, а затем оценивайте их важность. Так вы сможете увидеть причины неэффективности и исправить это в следующий раз.

Оцените свои результаты

Раз в неделю выделите тридцать минут на то, чтобы оценить свои текущие результаты. Что было продуктивным? Фокусируйтесь больше на этом. Что было неэффективным? Делегируйте это, устраняйте или автоматизируйте.

Выделите один день на рутинные дела

Посвятите один день рутинным делам – например, покупке продуктов или уборке квартиры.

Говорите «нет» собраниям, которые не имеют определенного результата

На прошлой работе Здравко Цвийетич постоянно перед собраниями задавал коллегам вопрос, каков будет их результат, и если такового не было, он просто туда не приходил либо приходил только тогда, когда обсуждались именно его задачи. Таким образом он не тратил время на бесполезные дела и занимался чем-то более важным.

Говорите «нет» электронной почте, пока не закончите с утренним ритуалом

Не проверяйте электронную почту чаще двух раз в день.

Говорите «нет» вещам, которые не совпадают с вашими целями

Очень важно научиться говорить «нет» и таким образом делать свою жизнь проще. Помните: вы не говорите «нет» другим, вы говорите «да» себе.

Награждайте себя

Ваша жизнь не должна быть распланирована до последней минуты. После продуктивной недели отдохните.

Выработайте ночной ритуал

У вас был очень продуктивный день. Вам пора отдохнуть. Вспомните о том, что приятного или хорошего произошло днем.

Технологический детокс

За час до сна выключите ноутбук, телефон и другие электронные устройства. Поговорите с любимым человеком, почитайте книгу или подготовьтесь к завтрашнему дню – подумайте о своих задачах, что наденете и где пообедаете.

Вывод

На выработку этих привычек у вас может уйти несколько лет, но поверьте, результаты будут ошеломляющими. Вы должны понимать, что не вернете потраченное время, поэтому проживайте каждый день максимально продуктивно. Конечно, вы не сможете выполнять все эти советы идеально и вы не должны к этому стремиться.

Думайте о маленьких вещах, которые вы можете контролировать. Вы сами решаете, когда просыпаться, когда выполнить первый, второй пункты из своего списка. Когда вы делаете эти маленькие вещи, все остальное больше не имеет значения, другие проблемы больше не под вашим контролем и вам не нужно о них переживать.

Попробуйте применить эти техники на практике и вы увидите, что можете достичь намного большего.

Весь день крутишься, создавая вокруг себя видимость огромной занятости и суеты, а по факту, ни одно дело не сдвинулось с мертвой точки. Знакомая история? Неумение грамотно распланировать свой день — источник зла многих бытовых проблем.

1. Строгий утренний распорядок

Многие успешные люди и бизнесмены имеют примерно одинаковый распорядок утренних часов, который включает в себя ранний подъем, здоровый завтрак, небольшую тренировку и быстрый просмотр электронной почты, для определения наиболее важных и приоритетных задач на текущий день. Учись у сильных мира сего. Разогрей свои мозги с утра и составь небольшой план из того списка дел, которые ты должен выполнить. А можешь не оглядываться ни на кого и создать собственные привычки твоего личного «доброго утра»: контрастный душ, громкая музыка, обязательная прогулка с псом, да что угодно! Производительный настрой — половина успеха.

2. Расстановка приоритетов

Иногда ты не способен выжать по максимуму из 24-х часов, потому что просто не знаешь с чего начать. Наиболее простым решением является составление плана на неделю, основанного на важности и срочности каждого дела, с точным указанием дедлайна. Только конкретные задачи и конкретные сроки.
Каждую задачу можешь поместить под одну из категорий, причем, рекомендуется браться за те дела, которые находятся под первым пунктом.

• вещи, которые ты не хочешь делать, но должен сделать;
• вещи, которые ты хочешь делать и должен сделать;
• вещи, которые ты хочешь делать, но фактически делать не должен.

3. Сосредоточься на одной вещи за раз

Жестокий убийца твоей производительности — рассеянность.
Одна из самых больших убийц производительности является отвлечение. Внешний шум или посторонние мысли, которые уводят тебя в сторону от главных насущных проблем, главные враги любого продуктивного дня. Вот почему так важно знать, где и и в каких условиях ты работаешь лучше.

Тебе нужно немного фонового шума, чтобы держать мысли в узде? Попробуй поработать в кофейне в утренний час, включи дома телевизор, но работай в соседней комнате, если есть такая возможность. Мешает тиканье часов или разговоры в соседнем кабинете, используй наушники. Или угрозы физической расправы.

Например, есть различные онлайн сервисы, в которых можно создать и отслеживать свой список дел и степень их выполнения. Даже если ты отвлекся и забыл кто ты такой и кто все эти люди вокруг, это приложение с радостью напомнит тебе о том, с чего ты начал и чем должен закончить.

4. Делай перерывы

Когда ты напряженно работаешь над одним и тем же вопросом, умственная усталость дает о себе знать и работоспособность падает.
Есть отличный метод управления временем, который разработал Франческо Чирилло в конце 1980-х.

Метод «Помидора» — это разбиение задач на 25-минутные периоды, называемые «помидоры», сопровождаемые короткими перерывами.
Каждый «помидор» состоит из 25 минут работы и 5 минут отдыха. После каждых 4 «помидоров» подряд, отдыхай по 20 минут.
«Помидоры» нельзя делить!

Никаких прерываний в течении 25 минут, иначе начинай все заново. Задачу длиннее 5 «помидоров» разбивай на несколько подзадач, а если дело не стоит и одного «помидора», сгруппируй его с другими делами.

5. Эффективное управление временем

Нет такого понятия, как свободное время. Есть только время неструктурированное. Используй приложение RescueTime, которое поможет вычислить, когда ты занят работой, а когда бездельничаешь попусту. С помощью этих данных, ты сможешь выгодно распланировать свой ​​день и направить себя в нужное русло. Программа состоит из двух частей, та которая отслеживает твою деятельность за компьютером, и сервера, который эту информацию собирает, анализирует и выдает тебе в виде графика. Ты можешь наглядно увидеть на каких сайтах и сколько времени зависал. Какие программы были запущенны, какие алгоритмы выполнены.

6. Награждай себя за свой честный труд

Несмотря на то, как ты провел свой день, оглянись на свое потраченное время и подведи итог твоих достижений. Если твои успехи желают оставлять лучшего,это не повод уничтожать весь волосяной покров на теле, просто проанализируй, где ты повернул не там, отталкиваясь от накануне составленного плана. И постарайся учесть эти ошибки в будущем. Ну а если ты сделал все должным образом, раскошелься на небольшую «поощрительную» премию за труды. Плюс, премиальный фактор отличный способ мотивации и снятия стресса.

Я и сам много раз задавал себе вопросы:

• С чего и как правильно начать день?
• Как придумать утренний ритуал или распланировать утро, чтобы день проходил максимально эффективно?
• Как быстрее достигать своих целей?

В результате поисков нашел свой оптимальный режим, которого стараюсь придерживаться постоянно. Да, иногда выбиваюсь из процесса, но встроенные ранее полезные привычки уже работают на меня и позволяют вернуться в правильную колею.

Эти простые правила помогут вам сделать день более насыщенным, качественным и вы будете удовлетворены результатами своей деятельности. В этой статье вы узнаете 9 простых правил продуктивного дня.

Придерживаясь этих правил, ваше утро будет продуктивным, и к обеду вы с удивлением заметите, как сделали все, что планировали.

У вас появится свободное время, которое можно потратить на любимые занятия или поиск своего призвания. Итак, поехали…

#1 Просыпайтесь рано

Я заметил, когда просыпаюсь в 6:00 утра, то день проходит эффективнее, чем в те дни, когда подъем более поздний. Даже если ложусь в полночь, шести часов сна полностью достаточно, чтобы хорошо выспаться и восстановить силы.

Просыпаясь рано, вы сможете сделать намного больше дел без стресса, в спокойном режиме, а весь день пройдет удачно.

Единственная трудность — это приучить себя к раннему подъему. Так что, первое время вам придется бороться с желанием поспать. Зато появился дополнительный час или два часа времени.

На то, чтобы встроить привычку раннего подъема, у меня ушло чуть больше 30 дней. Сейчас привычка работает на меня и уже становится некомфортно просыпаться позже.

#2 Начинайте день, выпив стакан воды

Сразу после подъема выпивайте стакан воды. Вода наполнит организм достаточным количеством влаги и запустит мозг на эффективную работу. Да и вы сами быстрее проснетесь. Вода помогает мозгу работать намного эффективнее.

#3 Утренняя медитация

Просто посидите 10-15 минут в тишине, «отключив» все мысли. Будьте расслабленным и концентрируйтесь на дыхании. Когда вам будут приходить разные мысли, а это непременно случится, освободите их и продолжайте концентрироваться на дыхании.

Можно слушать музыку, но это не обязательно. Медитируйте так, как вам нравится.

Я заметил, что начав день с медитации и повторяя это ритуал ежедневно, чувствуешь себя более спокойным, организованным, все дела выполняются намного легче, а достижение целей происходит намного быстрее.

#4 Аффирмации

Аффирмации — это позитивные утверждения желаемого результата, которые вы говорите в настоящем времени.

По утрам так же полезно говорить и слушать позитивные утверждения, они задают хороший настрой на весь день. Аффирмации перепрограммируют подсознание и достижение целей становится легче. Я люблю слушать аффирмации изобилия и успеха. У меня есть несколько треков, которые я слушаю регулярно.

#5 Первый час дня - золотой час

Робин Шарма утверждает, что первый час дня — самое важное время. Первый час лучше посвятить саморазвитию и работе над собой. Не включайте никаких компьютеров и телевизоров, не читайте газет и не слушайте новости. Чтобы ничто не забивало ваш мозг ненужной информацией.

Занимайтесь саморазвитием: написанием личных заметок, медитацией и размышлением, .

Кстати, если то, что вы читаете сейчас, полезно, сохраните себе на стену и продолжайте чтение

#6 Читайте утром полезные книги

Две вещи, которые могут вас изменить: это книги, которые вы читаете, и люди, с которыми вы общаетесь. Читайте . По вашей теме: бизнесу, личной эффективности, мотивирующие.

Читайте хотя бы 30 минут в день. Таким образом, за год вы прочтете больше книг, чем за предыдущие 5 лет. И это очень сильно вас продвинет и повысит вашу эффективность.

#7 Занимайтесь спортом

Лучшее время для занятий спортом - это утро. По утрам намного легче себя заставить заниматься. Пускай это даже зарядка и растяжка на 15-20 минут. Если вам трудно приучить себя заниматься спортом, тогда делайте это с утра. Утром сопротивления гораздо меньше. Сделал дело и весь день свободен.

#8 План на день

Пересмотрите составленный с вечера план на текущий день. Так вы сможете еще раз убедиться в том, что важно, а что нет, и внести коррективы. Выделяйте важные и второстепенные дела. И приступайте к выполнению важного.

#9 Вначале «съешьте лягушку»

Самое важное дело старайтесь сделать сразу и в первую очередь. Или, как минимум, в первой половине дня. Не делайте мелкие дела до тех пор, пока не сделали самое важное. Тогда второстепенные дела будут сделаны быстрее.

Вы будете удовлетворены собой и вас появится больше свободного времени.

Надеюсь, что эти простые правила продуктивного утра помогут вам стать более эффективными.

Буду рад вашим комментариям и мыслям ниже под этой статьей.