Что надо знать, заключая договор аренды офиса. Аренда коммерческой недвижимости – все секреты

Многие предприниматели, начиная бизнес, сталкиваются с проблемой аренды нежилых помещений. Помимо того что надо подобрать помещение, устраивающее по всем параметрам, требуется еще грамотно составить договор. Что должен содержать договор аренды, на какие моменты необходимо обратить внимание при его подписании?

При заключении договора аренды нужно четко определить местонахождение помещения или здания. Причем если арендуется часть площадей здания, не стоит ограничиваться только указанием улицы и номера дома: это даст основания предполагать, что снимаются все помещения в нем. Другой типичной ошибкой является неправильное указание адреса. Например, когда вместо номера владения пишут номер дома (с точки зрения определения объектов это абсолютно разные вещи), вместо проспекта - проезд и т. д.

Главное - деньги

Следующий важный момент - арендная плата, размер которой должен оговариваться сторонами в договоре. Она может быть рассчитана за 1 кв. м в год или за все помещение в месяц. Кроме того, нужно зафиксировать, как будет происходить оплата: если в рублях, то указывается размер арендной ставки, если в долларах или евро, то следует отметить, что расчеты происходят в рублях по курсу, определенному сторонами. Чаще всего его приравнивают к курсу Центрального банка России.
Также при определении размера арендной платы необходимо указать, включены ли в нее коммунальные платежи. В некоторых случаях арендодатель закрепляет за собой право выставлять арендатору отдельные счета за основные коммунальные услуги или за услуги, не являющиеся коммунальными, к которым, например, относятся вывоз мусора, телефонная связь, интернет и т. д.

Проблемы возникают и при ремонте помещения. В некоторых договорах арендодатель обязывает арендатора отремонтировать предоставленное ему помещение «в случае необходимости», но зачастую этот «случай» не определяется. То есть формально арендодатель может потребовать провести ремонт в любой момент. Еще один нюанс касается капитального ремонта: его должен осуществлять только собственник помещения! Разумеется, производить работы будут специалисты, однако обязанность по содержанию помещения (здания) в надлежащем состоянии лежит на собственнике.

Семь раз проверь...

В том случае, если договор аренды заключен на срок более одного года, он подлежит государственной регистрации. Если у сторон нет желания проходить эту процедуру, стоит заключить договор на меньший срок (например, на 11 месяцев или 364 дня) и предусмотреть возможность его продления (пролонгации) при отсутствии возражений какой-либо из сторон. В принципе это не обязательно указывать в договоре. В соответствии с Гражданским кодексом России, если стороны продолжают исполнять свои обязательства по договору и при этом не изъявили желания расторгнуть его, такой договор считается продленным на неопределенный срок.

Во избежание недоразумений в договоре целесообразно отметить, что передача помещения в аренду не является передачей права собственности на него. Иными словами, пользоваться помещением по договору аренды может некая фирма Х, но собственником все равно останется гражданин Иванов. Кроме того, необходимо указать, на основании какого документа арендодатель распоряжается помещением, т. е. подтвердить право собственности.

При заключении договора субаренды обязательна ссылка на договор аренды. Если вы являетесь субарендатором, вам требуется получить согласие собственника на заключение договора. Ведь последний имеет право запретить арендатору сдавать помещение в субаренду.

Важный элемент договора аренды - акт приема-передачи помещения, прилагаемый к договору. В нем должно быть указано состояние помещения на момент передачи. Нужно отметить, какие коммуникации подключены и функционируют (телефонный кабель, водопровод и канализация, тепловая сеть и т. д.).
При подписании акта целесообразно ознакомиться с его содержанием, поскольку стороны договора временами выбирают довольно странные формулировки, которые не всегда являются правильными. Иногда в акте приема-передачи можно наткнуться на наименования весьма замысловатых механизмов и систем. Так, автор этих строк не так давно обнаружил в акте среди прочих инженерных систем систему по борьбе с грызунами.

По окончании действия договора аренды оформляется акт приема-возврата. Этот документ также фиксирует состояние передаваемого помещения. Если в акте приема-возврата указано, что оно находится в нормальном состоянии, пригодном для дальнейшего использования, бывший арендатор может спать спокойно. В акте должно быть оговорено, что стороны не имеют друг к другу претензий, связанных с исполнением договора.

Любой договор предусматривает права и обязанности сторон. Как правило, договор аренды предполагает право арендодателя беспрепятственно входить в сдаваемые помещения для проверки их состояния. Кроме того, поскольку в договоре должны указываться цели, для которых арендуется помещение, арендодатель может проверить, как именно оно используется. Если это условие не соблюдается, арендодатель вправе применить соответствующие санкции. Как правило, при нецелевом использовании помещения, систематической неуплате или просрочке уплаты арендных платежей, а также при причинении повреждений арендодатель расторгает договор.

...Один раз подпиши

Среди прав арендатора обычно указывают право пользования имуществом. Соответственно договор предусматривает обязанность арендодателя предоставить помещение для использования. Если арендодатель не передал помещение в установленный срок или передал его в состоянии, не отвечающем условиям договора, арендатор может предъявить соответствующие претензии. Например, снимается помещение для использования в качестве архива. Однако при передаче помещения выясняется, что оно сырое и использовать его для хранения бумажных документов затруднительно. Арендатор имеет право либо потребовать от арендодателя предоставить другое помещение, либо расторгнуть договор. В первом случае необходимо внести изменения в договор аренды или заключить новый. Если арендатор решил расторгнуть договор, но уже внес предоплату, он может потребовать от арендодателя вернуть внесенную сумму.

Обязательно проверьте, правильные ли реквизиты сторон отмечены в договоре: наименования, адреса, ИНН, банковские реквизиты, паспортные данные (если сторона по договору - физическое лицо) и т. д. Если одной из сторон договора является организация, необходимо уточнить, имеет ли должностное лицо, указанное в договоре, право подписывать подобные документы.

Полностью вопрос звучит так: В настоящее время я расширяю свой бизнес (розничная торговля) и постоянно сталкиваюсь с проблемой арендных отношений. Например, после заключения с собственником договора аренды нежилого помещения появляются некие дополнительные условия, которые я должен оплачивать: то новые требования государственных надзорных органов в отношении помещения (по словам собственника), то повышение расходов собственника в связи с проведением каких-то коммунальных работ. С субарендными отношениями еще сложнее. Приходится постоянно доплачивать либо судиться, тратя при этом деньги и время. Была ситуация, когда нас буквально выкинули из одного помещения. Подскажите, пожалуйста, как максимально подстраховаться на стадии заключения договора аренды, субаренды, чтобы избежать подобных ситуаций?

Как и в случае заключения любого договора, при подписании договора аренды вам следует, в первую очередь, обратить внимание на основные условия договора: дата, место заключения, предмет, цена, сроки договора, реквизиты сторон.

В случае если в договоре будут отсутствовать указанные условия либо будут не согласованы (не четко идентифицированы), данный договор может быть признан незаключенным. Конечно, имеется судебная практика, когда, например, отсутствие в договоре аренды срока является основанием для признания его заключенным на неопределенный срок. Но представляется более разумным предусмотреть все возможные риски на стадии заключения договора.

Что касается именно арендных правоотношений, при заключении договора следует обратить внимание на следующее.

Перед заключением договора аренды проверьте контрагента на предмет его «проблемности», т. е. на сайтах районных судов по месту нахождения имущества, а также по месту регистрации общества (физического лица) проверьте, не имеется ли судебных споров с участием вашего контрагента. То же необходимо сделать и на сайте арбитражного суда (информационная база у них по России одна — kad.arbitr.ru).

В случае выявления фактов постоянных претензий к вашему контрагенту либо его имуществу со стороны третьих лиц напрашивается вывод о его недобросовестности при осуществлении своей хозяйственной деятельности. При наличии судебных требований уже со стороны арендодателя предполагается наличие потенциальной конфликтности при построении им деловых отношений. Возможно, вам удастся выяснить, что контрагент находится в стадии банкротства либо имеет крупные задолженности. В этом случае, даже взыскав в свою пользу все понесенные вами убытки, реально получить деньги вы не сможете. Как правило, в отношении потенциального арендодателя заказывается также выписка из ЕГРЮЛ. Помимо свидетельства на право собственности, возможно, имеет смысл запросить у собственника бухгалтерские балансы и т. д.

При заключении договора аренды арендатор должен проверить право арендодателя на владение, пользование либо распоряжение помещением и выяснить наличие каких-либо ограничений в отношении помещения (например, имущество находится в залоге либо под арестом). Указанное возможно осуществить, заказав выписку из Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество и сделок с ним (ЕГРП) в отношении интересующего вас объекта недвижимости.

Срок действия договора аренды предусматривается сторонами. Договор на срок менее года должен быть заключен в простой письменной форме; договор, заключенный на срок более одного года, подлежит государственной регистрации и считается заключенным только с момента такой регистрации.

В отношении договора субаренды применяются те же правила, что и в отношении договора аренды (с учетом того, что у субарендатора не один, а два субъекта арендных правоотношений — собственник и арендатор), но со следующими особенностями.

Заключая договор субаренды, необходимо учитывать, что арендатор вправе сдавать арендованное имущество в субаренду только с согласия арендодателя (п. 2 ст. 615 ГК РФ). Во избежание спорных ситуаций его лучше получить в письменной форме.

Если арендатор пользуется имуществом не в соответствии с условиями договора аренды, арендодатель имеет право потребовать расторжения договора и возмещения убытков (п. 3 ст. 615 ГК РФ). Соответственно, субарендатор должен изучить договор аренды.

Имейте в виду, что договор субаренды не может быть заключен на срок, превышающий срок договора аренды.

Досрочное расторжение договора аренды влечет прекращение договора субаренды — ст. 618 ГК РФ. Предусмотрите риски на стадии изучения прав и обязанностей арендатора. И хотя имеется практика заключения договора аренды собственником напрямую с субарендатором, в случае расторжения договора аренды доводить ситуацию до суда либо просто повышать риски возникновения неблагоприятных для бизнеса условий, при возможности решить все на стадии подписания контракта, представляется экономически нецелесообразным.

Важным моментом в договоре аренды является определение сторонами порядка, условий и сроков внесения арендной платы. Определите размер арендной платы, порядок ее изменения.

Предусмотрите порядок улучшения помещения за свой счет. В случае расторжения договора, признания его недействительным, незаключенным возмещаются ли вам эти улучшения?

Постарайтесь предусмотреть все потенциальные конфликтные ситуации и заключайте договор с их учетом.

Продажа коммерческой недвижимости - очень выгодная вещь, впрочем, сдача недвижимости в наем тоже очень выгодна, т.к. за несколько лет арендные платежи полностью окупают стоимость недвижимости. И все же аренда остается самым распространенным способом получения необходимых площадей для большинства мелких и средних предпринимателей, будь то офисные помещения, торговые или складские. Во-первых, аренда не требует больших единовременных денежных вложений, что очень существенно для небольших компаний и даже для средних. А во-вторых, аренда помещений позволяет предпринимателю более оперативно реагировать на ситуацию и изменять место своей дислокации, расторгнув договор аренды, если вдруг возникнет такая необходимость.

Если вы поняли, что купить офис или торговую точку вам не по силам, то стоит подумать об аренде подходящего помещения. В этой статье мы затронем некоторые вопросы, на которые стоит обратить внимание при аренде торгового помещения.
Для начала убедитесь, что коммерческая недвижимость, которую вы хотите снять, принадлежит арендодателю. Потребуйте у владельца свидетельство о государственной регистрации прав, которое бы доказывало его юридические права на эту недвижимость. Ведь по закону, если арендодатель сдал вам помещение с превышением своих полномочий, то ваш договор аренды будет признан недействительным.

Будьте очень осторожны, арендуя помещение, расположенное на первом этаже жилого дома. Убедитесь, что это помещение переведено в нежилой фонд, и все оформлено правильно. Кроме того, уточните, как может использоваться это помещение. Если в документах написано, что там можно открыть парикмахерскую, то это не означает, что вы сможете организовать там продуктовый магазин. Стоит предварительно обсудить этот вопрос с жильцами дома.

Еще одна категория довольно «скользкой» недвижимости - это пристройки. Есть пристройки, которые в законе называются «самовольными», аренда таких помещений запрещена, поэтому убедитесь, что у хозяина есть все полагающиеся правильно оформленные документы. Запрещена аренда пристроек, которые:

• построены на непредназначенном для этих целей земельном участке;
• не имеют всех нужных по закону документов;
• построены с нарушением существующих правил и норм градостроения.

Теперь, когда вы убедились, что данное помещение можно арендовать, внимательно вчитайтесь в договор аренды, особенно в пункты оплаты. Если помещение, которое вы хотите снять, нужно сначала отремонтировать, то попробуйте договориться с хозяином об отсрочке начала арендного договора или о том, чтобы на время ремонта или перепланировки арендная плата была другой. При этом нужно заранее договориться с владельцем о том, какие ремонтные работы и в каком объеме могут производиться, о том, как они будут оплачиваться и кем. Кто будет устанавливать сигнализацию и кто будет оплачивать установку. Можно постараться добиться того, чтобы хозяин вернул вам средства, вложенные в ремонт и улучшение помещения. Это могут быть денежные средства или снижение арендной платы.

Вообще говоря, арендодатели очень неохотно идут на подобные уступки. Но финансовый кризис внес серьезные коррективы в рынок недвижимости, в том числе и коммерческой. Например, продажа коммерческой недвижимости сейчас очень затруднена, так же как и сдача помещений в наем. Сейчас во время кризиса многие арендодатели вынуждены идти на уступки, чтобы сдать свои помещения в аренду. Подобные вопросы нужно обговорить заранее и включить в договор (устные договоренности в суде силы не имеют). Это поможет вам лучше представить свои последующие расходы.

Чтобы избежать последующих споров, очень важно подписать передаточный акт, по которому арендодатель передает помещение арендатору. Постарайтесь внести в этот акт все недостатки помещения, чтобы избежать потом претензий со стороны хозяина.

Если арендная плата в договоре указана без НДС, то вы должны просчитать свои реальные расходы с учетом НДС и ориентироваться на них. Имейте в виду, что договор аренды оформляется на все арендуемые площади, а не только на торговые площади. Поэтому постарайтесь договориться, чтобы арендная плата за подсобные помещения, коридоры, места общего пользования была ниже, чем за торговые помещения. Разделение торговых площадей и подсобных полезно и для будущей уплаты налогов, так как если вы платите налоги по вмененному налогу, то подсобные помещения налогом не облагаются.

Нужно заранее обговорить и такой серьезный вопрос, как оплата коммунальных платежей и все подобные расходы. Чаще всего коммунальные платежи в арендную плату не входят, так что просчитайте заранее, во что вам обойдется оплата воды, телефона, света, аренды подъездной площадки и стоянки для автомобилей… Возможно, нужно будет оплатить земельный налог, вывоз мусора, уборку территории… Если вы арендуете торговую площадь в торговом центре, то вам нужно будет еще оплачивать пользование общими помещениями.

Если вы готовы снять офис, но не знаете, какие документы могут понадобиться, то вам сюда!

Договоры аренды нежилых помещений бывают трех видов:

1. Краткосрочные - период соглашения не превышает 364 календарных дня. Этот вариант самый распространенный, поскольку позволяет в максимально короткий срок арендовать помещение. По истечении срока вам не придется переезжать - необходимо будет просто подписать новый договор на тот же срок.
2. Долгосрочные - период соглашения более 1 года. Они подлежат обязательной регистрации и без нее считаются недействительными.
3. Неопределенные (указывается только дата подписания договора, а срок окончания - не указывается. Практически не встречаются, но условия обычно те же, что у краткосрочных.

Какие документы требуются от вас:

Если вы «ООО», то необходимы копии всех учредительных документов:

Решение (Протокол собрания учредителей) о создании ООО;
- Приказ о назначении генерального директора;
- Устав организации;
- Учредительный договор;
- Приказ о назначении (возложении обязанностей) главного бухгалтера;
- Свидетельство ИНН;
- Свидетельство ОГРН;
- Последняя выписка из ЕГРЮЛ.

Если вы «ИП», то список следующий:

Свидетельство о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя (Р61001);
- Выписка из Единого Государственного Реестра индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП);
- Уведомление о постановке на учет физического лица в налоговом органе (Форма № 2-3-Учет).
Некоторые бизнес-центры разрешают арендовать офис физическим лицам. В таком случае от вас потребуются данные паспорта и нотариально заверенная доверенность.

Какие документы вы должны потребовать от бизнес-центра:

Все те же Учредительные документы, что перечислены выше;
- Непосредственно договор аренды;
- Акт, подтверждающий момент приема – передачи объекта недвижимости;
- Кадастровый паспорт на объект недвижимости. В нем содержатся данные об общей площади сдаваемого помещения. Если в аренду сдается только часть помещения, необходимо предоставить кадастровый паспорт всего строения, в котором будут четко прописаны параметры сдаваемой площади;
- Свидетельство, подтверждающее факт права собственности;
- Квитанция, которая подтверждает факт оплаты государственного налога;
- Договоры с коммунальными структурами, которые осуществляют подачу к объекту всех необходимых коммуникаций (вода, свет, тепло). Когда помещение передается арендатору, он должен сверить показание всех счетчиков и проверить наличие задолженности за предоставленные коммунальные услуги.
Информацию о самом договоре аренды ищите

Казалось бы простой процесс поиска помещения под коммерческую аренду и процесс заключения договора. Но, в отличие от аренды жилья, эта область услуг подчиняется другим законам и правилам. Некоторые бизнесмены для решения этого вопроса нанимают человека, который занимается поиском подходящей недвижимости.

Это делается по многим причинам, так как в выборе важными параметрами считаются: район города, наличие конкурентов, этаж, вид помещения, наличие коммуникаций, площадь и другие важные параметры. А вот для заключения договора аренды коммерческой недвижимости, обсуждения условий сдачи в аренду и подписания самого документа договора лучше нанять юриста.

Законодательная база

Весь процесс аренды регулируется Гражданским кодексом Российской Федерации, а точнее статьей 34 «Аренда». Согласно закону все условия, которые возникают во время процесса аренды, прописываются в документе об аренде — договоре, который заключается между клиентом (арендатором) и арендодателем.

Самыми основными обязанностями арендодателя считается поддержание сдаваемого в аренду помещения в исправном порядке, самостоятельное проведение капитального ремонта, согласно ГК РФ статьи 616. В этой же статье обозначены и обязанности арендатора – проведение косметического ремонта, поддержание чистоты и порядка в помещении, оплата всех текущих расходов.

Арендодатель может сдать коммерческую недвижимость в аренду и под другими условиями, но тогда они должны быть прописаны в договоре аренды. Например, арендодатель может переложить свои обязанности проведение капитального ремонта на арендатора или наоборот.

Лучше всего привлечь к этому процессу юриста, который разберется во всех предоставленных бумагах на недвижимость и поможет заключить договор на взаимовыгодных условиях. Привлечение квалифицированного юриста может помочь выявить несанкционированные нарушения, которые в будущем могли бы попасть в статьи расходов бизнесмена.

Такой ненужной статьей расходов может стать не узаконенная перепланировка. Более серьезным случаем станет аренда коммерческого комплекса с участками земли и несколькими помещениями. Тут важно проверить наличие всех необходимых бумаг на все объекты и отсутствие дополнительной аренды на часть помещения или наличие залогов.

Чтобы привести в порядок документы, зарегистрировать и выяснить отношения с другими арендаторами, может уйти слишком много времени и оптимальным вариантом может стать выбор другого помещения.

Поиск недвижимости

Одно из самых тяжелых заданий – это найти подходящий объект недвижимости и желательно без посредников.

Первым делом граждане обращаются к печатным изданиям, которые пестрят объявлениями о сдаче в аренду нежилых помещений. Обычно 90% из них – это агентства, и лишь 10% — это именно владельцы помещений. Для большего удобства бизнесменов такие объявления начали размещать в интернет-ресурсах, в частности на авито аренда коммерческой недвижимости предоставляется с фото и адресом помещения.

Такие ресурсы удобны тем, что с помощью фильтров можно сразу отбросить все варианты, которые не подойдут под критерий поиска. Например, выбрать все предложения аренды офисных помещений в определенном городе или районе, и система автоматически выдаст все подходящие предложения, что значительно ускорит процесс поиска.

Рынок аренды коммерческой недвижимости делится на помещения разного предназначения:

• Офисные.
• Торговые.
• Складские.
• Производственные.

Поэтому, перед тем как начать поиск, определитесь какой тип недвижимости необходимо подобрать, в каком районе города, какой площадью, этажность и другие важные параметры. Определив весь набор условий, искателю будет легче сформулировать свой запрос.

Если же процесс поиска не входит в планы, можно передоверить это дело посреднику. Обычно услуги таких фирм оплачиваются по тарифу полной или половинной стоимости месячной оплаты аренды. Но с ними желательно изначально подписывать договор и определять оплату услуг только после подбора помещения, чтобы они тоже были заинтересованы в сроках и качестве своей работы.

Процесс заключения договора

Это важный процесс, который лучше проделать вместе с юристом. Перед подписанием документов, необходимо тщательно вычитать и обсудить все условия аренды. Проверьте документы владельца: документ о праве распоряжения недвижимостью, план помещения и уставные документы юридического лица, владеющего объектом. После проверки документов обсудите все возможные условия аренды:

1. Коммунальные платежи.
2. Телефоны и доступ в интернет.
3. Стоимость месячной аренды.
4. Сроки сдачи в аренду.
5. Форс-мажорные обстоятельства.
6. Мелкие ремонтные работы.
7. Капитальный ремонт.
8. Условия расторжения договора.

Обсудите, за кем будет закреплено конкретное обязательство, и в какие сроки необходимо его выполнять. Все условия обязательно должны быть зафиксированы в договоре аренды коммерческой недвижимости.

Подписание договора

Лучше всего составлять договор и обсуждать условия лично с владельцем недвижимости, когда производится аренда без посредников. В этом случае легче и быстрее решаются острые вопросы, есть возможность уступок со стороны арендодателя.

При составлении текста договора обязательным пунктом должен указываться полный физический адрес недвижимости, реквизиты и данные владельца. По возможности следует потребовать план помещения и прикрепить его к документу, особенно, если были проведены перепланировки.

Документ обязательно подписывают в нескольких вариантах обе стороны. Только документом определенного образца можно будет подтвердить условия аренды и сам процесс снятия помещения в аренду.

Срок действия аренды может быть прописан, если же его не указывать – договор считается заключенным на неопределенный срок времени. Не забывайте указывать точную сумму арендной платы. Без указанной стоимости аренды коммерческой недвижимости сделка считается не заключенной. Чтобы учесть изменения валюты, необходимо прописать возможный процент увеличения стоимости аренды, но не более 1 раза в год.

Процесс передачи объекта

Еще одним важным документом после договора об аренде станет акт передачи недвижимости арендодателем арендатору. День подписания такого акта считается началом аренды. Подписывать акт нужно только после тщательной проверки здания или помещения. Если при осмотре будет замечена неисправность, ее следует зафиксировать в акте. Этим можно уберечь себя от лишних расходов, которые лягут потом на арендатора.

Кроме этого, такой анализ помещения перед арендой коммерческой недвижимости даст возможность потребовать у арендодателя бесплатно устранить замеченные неисправности, либо уменьшить на определенную сумму стоимость аренды. Если же увиденное состояние недвижимости никаким образом не удовлетворяет клиента, он может совершенно справедливо потребовать расторжения договора.

Помните, что по истечению срока действия договора арендодатель будет принимать недвижимость по акту, который заключался в день принятия помещения в аренду. И если там не зафиксированы неисправности, то арендодатель совершенно законно сможет потребовать устранить их за счет арендатора. И наоборот, если за время аренды были совершенны позитивные изменения в условиях помещения, арендатор вправе потребовать возмещения понесенных расходов. Поэтому тщательно фиксируйте все условия аренды в договоре.